Digital Games Research Association – DiGRA, säännöt

1 § Nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Digital Games Research Association – DiGRA. Yhdistyksen kotipaikka on Tampere.

2 § Tarkoitus ja toiminnot

Yhdistyksen tarkoituksena on edistää digitaalisten pelien tutkimusta sekä peleihin liittyvän tutkimustiedon leviämistä sekä digitaalisten pelien tutkijoiden kansainvälistä yhteistoimintaa.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää konferensseja ja koulutustilaisuuksia sekä harjoittaa alansa julkaisu-, tiedotus-, ja valistustoimintaa.

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja, harjoittaa julkaisutoimintaa, järjestää arpajaisia sekä kerätä jäseniltään jäsenmaksuja sekä omistaa toimintaansa varten tarpeellisia kiinteistöjä.

3 § Jäsenet

Yhdistyksessä voi olla yhteisö- ja henkilöjäseniä. Henkilöjäseneksi voidaan ottaa yksityinen yhdistyksen tarkoituksesta kiinnostunut henkilö. Yhteisöjäseneksi voidaan ottaa oikeuskelpoinen koti- tai ulkomainen yhteisö.

Yhdistys voi hyväksyä kumppanuusjäseneksi oikeuskelpoisen yhteisön, joka kannattaa yhdistyksen tarkoitusta. Kumppanuusjäsenet saavat muuten samat jäsenoikeudet kuin muutkin jäsenet, mutta kumppanuusjäsenet eivät voi äänestää tai heitä ei voi valita hallitukseen.

Yhdistyksen jäsenet hyväksyy hallitus kirjallisen hakemuksen perusteella.

Yhdistyksen jäsenen on suoritettava vuosittain yhdistyksen syyskokouksen määräämä jäsenmaksu.

Yhdistyksen hallitus päättää jäsenmaksuista kaikissa jäsenryhmissä.

Jäsen voi erota yhdistyksen jäsenyydestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla eroamisesta yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.

Jäsen voidaan erottaa yhdistyksestä hallituksen päätöksellä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten on jättänyt täyttämättä ne velvoitukset joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on toiminut yhdistyksen tarkoituksen vastaisesti tai jos hän ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

4 § Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa kahdeksi vuodeksi kerrallaan valittu hallitus, johon kuuluu puheenjohtaja, rahastonhoitaja sekä 5-10 muuta varsinaista jäsentä. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan ja sihteerin sekä muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus on päätösvaltainen, jos puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään puolet hallituksen jäsenistä osallistuu asian käsittelemiseen, äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni.

Hallituksen tehtävänä on toimia yhdistyksen tarkoitusperien ja päämäärien toteuttamiseksi. Tässä tarkoituksessa hallitus

1. edustaa yhdistystä ja tekee yhdistyksen puolesta sitoumuksia
2. hoitaa yhdistyksen talouden
3. kutsuu koolle yhdistyksen kokoukset, valmistelee niissä esille tulevat asiat ja valvoo päätösten toimeenpanoa
4. laatii yhdistyksen toimintakertomukset ja tilinpäätökset
5. laatii ehdotukset yhdistyksen toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi
6. on oikeutettu palkkaamaan talousarvion rajoissa yhdistykselle sihteerin ja muita toimihenkilöitä
7. toteuttaa muut yhdistyksen asioiden hoitamiseksi tarpeelliset tehtävät.

Hallitus voi nimittää avukseen väliaikaisia komiteoita ja työryhmiä.

5 § Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksellä on kaksi säännöllisin väliajoin pidettävää varsinaista kokousta, talouskokous ja vaalikokous. Talouskokous pidetään joka vuosi ja vaalikokous joka toinen vuosi hallituksen määräämänä päivänä. Jos mahdollista, kokoukset pidetään yhdistyksen vuosittaisen konferenssin yhteydessä. Kun talouskokouksen lisäksi pidetään myös vaalikokous, ne pidetään yhtenä kokouksena.

Ylimääräinen kokous pidetään myös, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti vaatii. Kokous on pidettävä kuudenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Yhdistyksen talouskokous pidetään vuosittain kesä-marraskuussa hallituksen määräämänä päivänä. Talouskokouksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat:

1. esitetään hallituksen vuosikertomus, tilinpäätös ja tilintarkastajien lausunto
2. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta
3. päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle tai muista toimenpiteistä, joihin vuoden kuluessa pidetty hallinto ja tilit antavat aihetta
4. käsitellään hallituksen esitys seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi
5. valitaan kaksi tilintarkastajaa ja heidän varamiehensä.

Yhdistyksen vaalikokous pidetään joka toinen vuosi hallituksen määräämänä päivänä kesä-marraskuussa. Vaalikokouksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat:

1. valitaan hallituksen puheenjohtaja, rahastonhoitaja sekä 5-10 muuta varsinaista jäsentä.

Kokouksissa jokaisella yhteisö- ja henkilöjäsenellä on yksi ääni. Valtakirjojen käyttäminen on sallittua. Yhteisöjäsenen äänivaltaa käyttää yhteisöjäsenen siihen valtuuttama edustaja. Yhteisöjäsenen kokousedustaja voi edustaa valtakirjan valtuuttamana vain yhtä yhdistyksen jäsentä. Kumppanuusjäsenellä on läsnäolo- ja puheoikeus kokouksissa.

Yhdistys kutsutaan koolle hallituksen toimesta vähintään kuukausi ennen kokousta kirjeitse, sähköpostitse jäsenen ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen ja lisäksi ilmoittamalla siitä yhdistyksen sähköisellä ilmoitustaululla.

Päätökset kokouksissa tehdään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, paitsi vaaleissa, joissa tasatuloksen ratkaisee arpa.

6 § Pysyväismääräykset

Yhdistys voi ottaa käyttöön pysyväismääräyksiä, joilla voidaan määrätä mistä tahansa asioista, joiden tarkempi säätely katsotaan tarpeelliseksi. Pysyväismääräykset eivät voi sisältää mitään määräyksiä, jotka ovat lain tai yhdistyksen sääntöjen kanssa ristiriidassa.

Pysyväismääräyksiä voidaan ottaa käyttöön tai muuttaa yhdistyksen kokouksen päätöksellä. Pysyväismääräyksen teksti täytyy saattaa jäsenistön nähtäväksi vähintään viisi päivää ennen äänestyspäivää ja pitää esillä siihen saakka kun kokous on pidetty.

7 § Tilikausi ja tilintarkastus

Yhdistyksen tilit päätetään kalenterivuosittain. Tilit sekä hallituksen laatima toimintakertomus sekä muut tarpeelliset tilejä ja hallintoa koskevat asiakirjat on vähintään kolme viikkoa ennen talouskokousta annettava yhdistyksen tilintarkastajalle hallinnon ja tilien tarkastamista varten.

Tilintarkastajien tulee antaa hallitukselle yhdistyksen talouskokoukselle osoitettu kertomus toimittamastaan yhdistyksen tilien ja hallinnon tarkastamisesta kahta viikkoa ennen kokousta.

8 § Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja yksin, varapuheenjohtaja yksin, rahastonhoitaja yksin, tai kaksi hallituksen jäsentä yhdessä. Hallitus voi myöntää nimenkirjoitusoikeuden myös muulle henkilölle.

9 § Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Jos päätös koskee yhdistyksen sääntöjen muuttamista tai yhdistyksen purkamista vaaditaan päätöksen hyväksymiseksi 3/4 kaikista yhdistyksen kokouksessa annetuista äänistä.

Yhdistyksen purkautuessa tai tullessa lakkautetuksi luovutetaan sen jäljelle jääneet varat siten kuin yhdistyksen purkamisesta päättävä kokous päättää käytettäväksi 2 §:ssä mainitun tarkoituksen mukaisesti.